ATS와 인사시스템(HRIS)을 연동하기 전에 가장 먼저 할 일은 기술 검토가 아니라 데이터 기준을 세우는 것입니다. 연동 자체는 기술적으로 가능하더라도, 실제 운영에서는 지원자 정보의 범위와 보관 기준, 권한 설계를 먼저 정해 둬야 흔들리지 않아요.
정리하면 연동 전에는 넘길 데이터의 범위, 넘기는 시점, 권한과 접속 기록, 두 시스템의 기준값 네 가지를 먼저 정해야 합니다.
이번 아티클에서는 ATS와 HRIS가 어떻게 다른지, 연동 전에 정해야 할 기준은 무엇인지, ATS 검토 시 무엇을 확인해야 하는지 차례로 정리해보겠습니다.
ATS와 HRIS는 비슷해 보여도 역할이 다릅니다
먼저 용어부터 나눠 볼게요. ATS는 채용 관리 시스템입니다. 공고 게시, 지원서 수집, 서류 검토, 면접 일정과 평가 관리처럼 채용 과정을 다뤄요.
반면 HRIS는 인사정보 시스템입니다. 입사 이후 임직원의 인사기록, 조직 정보, 발령, 근태, 급여 연계처럼 재직자 데이터를 관리하죠. 한국 법령에 HRIS라는 정의가 직접 있지는 않지만, 근로기준법상 근로자명부(제41조)와 임금대장(제48조)처럼 회사가 관리해야 하는 인사 기록과 맞닿아 있습니다.
여기서 중요한 차이가 생깁니다. ATS는 지원자 단계의 정보를, HRIS는 재직자 단계의 정보를 다룹니다. 같은 사람이라도 정보를 다루는 목적과 보관 기준이 달라요. 그래서 연동에서 가장 중요한 것은 지원자 데이터가 언제 인사 데이터로 바뀌는지 정하는 일입니다.
연동의 출발점은 넘길 데이터를 정하는 것입니다
연동 전에 가장 먼저 봐야 할 것은 데이터 범위입니다. 모든 지원자 정보를 HRIS로 넘기면 편할 것 같지만, 필요하지 않은 정보까지 옮겨져 관리 부담이 커집니다.
개인정보 보호법은 개인정보를 수집 목적에 맞게 최소한으로 다루도록 요구합니다. 쉽게 말해, 서류 심사를 위해 받은 정보와 입사 처리를 위해 필요한 정보는 같지 않습니다. 실무에서는 이렇게 나누면 깔끔해요.
- ATS에 남길 정보: 지원 이력, 전형 단계, 면접 평가, 커뮤니케이션 기록
- HRIS로 넘길 정보: 최종 입사자의 기본 인적사항, 조직 배치 정보, 고용형태, 입사일, 급여 연계에 필요한 최소 정보
- 넘기지 않는 정보: 불합격자 데이터, 주관적인 면접 메모, 직무와 무관한 민감 정보
지원서 양식도 이때 같이 점검해야 합니다. 채용절차법 제4조의3은 직무와 관계없는 용모, 키, 체중, 출신지역, 혼인 여부, 재산, 가족의 학력과 직업 같은 정보를 요구하지 못하게 합니다. 시스템을 바꿔도 예전 지원서 양식을 그대로 쓰면 이런 항목이 함께 옮겨지고, HRIS로 넘어간 뒤에는 지우기도 더 어려워집니다.
연동 전에 아래 항목은 꼭 확인해보세요.
- 지원서 필수 항목에 키나 체중, 혼인 여부, 가족 정보가 들어가 있지 않은지
- 면접 평가표에 직무와 무관한 인상평이 남도록 설계돼 있지 않은지
- 불합격자 정보의 보관 기간과 삭제 기준이 문서로 정해져 있는지
넘기는 시점이 모호하면 중복과 오류가 반복됩니다
많이 놓치는 지점이 하나 있어요. 합격과 입사는 같은 이벤트가 아닙니다. 그래서 ATS와 HRIS를 연결할 때는 어느 시점에 HRIS 기록을 만들지 먼저 정해야 합니다.
보통 후보자는 서류 합격, 최종 합격, 처우 협의 완료, 입사 확정, 실제 입사 순으로 진행됩니다. 이 중 어디서 HRIS 기록을 만들지 애매하면 같은 사람이 두 번 등록되거나 입사하지 않은 사람의 정보가 재직자 시스템에 남는 일이 생겨요.
실무에서는 아래처럼 나누는 편이 안정적이에요.
- 최종 합격: ATS에서 지속적으로 관리
- 입사 확정: HRIS 기록 생성 후보
- 실제 입사 완료: HRIS 정식 인사기록으로 전환
HRIS에 정보가 들어가는 순간은 회사의 공식 인사기록이 시작되는 시점과 연결됩니다. 이 기준을 정하지 않으면 연동은 자동화됐는데 책임 구간은 오히려 흐려져요.
연동 가능 여부와 함께 권한, 기록, 기준값도 확인합니다
연동이 가능하다는 답을 들었다면, 어떤 방식으로 연동되는지까지 확인하는 편이 좋아요. 읽기 전용인지, 양방향 동기화인지, 추가 개발이 필요한지에 따라 운영 난도가 완전히 달라지기 때문입니다.
개인정보 보호법 관점에서는 세 가지를 먼저 봐야 합니다.
- 권한: 누가 지원자 정보와 입사자 정보를 조회, 수정, 다운로드할 수 있는지
- 접속 기록: 누가 언제 어떤 정보에 접근했는지 남는지
- 법적 관계: 두 시스템 사이의 데이터 이동이 처리위탁인지, 제3자 제공에 해당하는지
개인정보 보호법은 안전조치 의무를 두고 있고, 개인정보 안전성 확보조치 기준 해설서도 접근권한 관리, 접속기록 보관, 암호화를 강조합니다. 연동이 붙는 순간 데이터가 이동하는 경로가 하나 더 생기기 때문에 보안과 책임을 챙길 범위도 함께 늘어납니다.
현업에서 자주 생기는 문제는 의외로 단순해요. 채용팀이 쓰는 부서명과 인사팀의 부서 코드가 다르고, 고용형태 명칭도 서로 다릅니다. 시스템은 연결됐는데 값이 맞지 않아 수작업 정리가 다시 시작되는 거죠. 그래서 연동은 기술팀만의 일이 아니고, 채용팀과 인사 운영팀, 보안 담당자가 같은 기준표를 봐야 합니다. 아래 표를 도입 상담 전에 채워 두면 질문이 훨씬 선명해져요.
| 확인 항목 | 왜 중요한가 | 확인 질문 예시 |
|---|---|---|
| 연동 방식 | 수동 업로드인지 자동 연동인지에 따라 운영 부담이 달라집니다 | 실시간 동기화인가요, 정해진 주기로 보내나요? |
| 데이터 범위 | 불필요한 개인정보 이관을 막아야 합니다 | 필요한 항목만 골라서 넘길 수 있나요? |
| 생성 시점 | 중복 기록과 오입력을 줄입니다 | 최종 합격과 입사 확정 중 어느 시점에 기록이 생기나요? |
| 기준값 | 부서, 직무, 고용형태 값이 맞아야 수작업이 줄어듭니다 | 어느 시스템의 값을 원본으로 쓰나요? |
| 권한 설정 | 채용팀과 인사팀의 열람 범위가 달라야 합니다 | 역할별로 접근을 나눌 수 있나요? |
| 접속 기록 | 사고 대응과 내부 통제에 필요합니다 | 조회, 수정, 다운로드 기록이 남나요? |
| 비용 구조 | 연동 지원 범위와 비용 조건은 따로 확인해야 합니다 | 추가 개발비와 유지 비용이 있나요? |
이 표의 핵심은 단순합니다. 연동이 되는지가 아니라, 어떻게, 어디까지, 누가 책임지며 연동되는지를 묻는 것입니다. 연동이 오래 안정적으로 돌아가려면 기능보다 운영 기준이 먼저 정리돼 있어야 합니다.
10,000개 이상 기업이 사용하는 그리팅은 수시 채용부터 대규모 채용까지 한곳에서 운영할 수 있는 채용 관리 솔루션입니다. Workday, SAP, 더존과 같은 인사시스템(HRIS)과의 연동이 가능하고, 기업과 공고, 지원자별로 권한을 나눠 설정할 수 있어요. 또한, SSO, 감사 로그, 접근 통제, 데이터 암호화도 제공합니다.
자주 묻는 질문
Q1. ATS만 있으면 HRIS는 없어도 되나요?
ATS와 HRIS는 맡는 단계가 다릅니다. ATS는 공고 게시, 지원서 수집, 전형 관리처럼 채용 과정에 초점이 있고, HRIS는 입사 후 인사기록, 조직, 발령, 근태, 급여 연계처럼 재직자 관리에 초점이 있습니다. 채용이 끝난 뒤 인사기록과 운영 데이터를 체계적으로 관리하려면 HRIS가 따로 필요합니다.
Q2. 지원자 정보를 자동으로 HRIS에 넣어도 되나요?
가능하지만, 자동 이관부터 설계하기보다 기준을 먼저 정하는 편이 안전합니다. 개인정보 보호법상 수집 목적, 이용 범위, 처리위탁이나 제3자 제공 여부, 안전조치 의무를 함께 검토해야 합니다. 특히 불합격자 정보와 입사자 정보를 같은 기준으로 오래 보관하면 문제가 될 수 있습니다. 넘기는 시점과 항목을 먼저 문서로 정한 뒤 자동화를 붙이는 편이 안전합니다.
Q3. ATS와 HRIS를 연동하면 개인정보 동의를 다시 받아야 하나요?
경우에 따라 다릅니다. 근로계약을 맺고 이행하는 데 필요한 정보는 동의 없이 처리할 수 있는 경우가 있지만, 채용 심사 목적으로 받은 정보를 입사 후 인사관리에 그대로 쓰면 목적이 달라질 수 있습니다. 지원 단계에서 안내한 이용 목적에 입사 처리까지 들어 있는지 확인하고, 애매하다면 입사 단계에서 따로 안내하는 편이 안전합니다. 구체적인 판단은 사내 법무나 개인정보 담당자와 함께 하세요.
Q4. 입사지원서에 키나 혼인 여부를 물어도 되나요?
직무와 무관하다면 받지 않아야 합니다. 채용절차법 제4조의3은 용모, 키, 체중, 출신지역, 혼인 여부, 재산, 가족의 학력과 직업처럼 직무와 무관한 개인정보를 요구하거나 수집하지 못하게 합니다. 시스템의 기본 지원서 양식을 그대로 쓰기보다 공고별 필수 항목을 직접 검토해 조정하세요.
Q5. ATS와 HRIS 연동 효과는 어떤 지표로 봐야 하나요?
채용 속도만으로 보면 부족합니다. 충원까지 걸린 기간과 함께 중복 입력이 얼마나 줄었는지, 입사자 등록 오류가 얼마나 줄었는지, 불합격자 데이터를 기준대로 삭제하고 있는지도 같이 봐야 합니다. 속도와 정확도를 함께 볼 때 연동 효과가 제대로 보입니다.
