채용 담당자를 위한 불합격 통보 예시 3가지

채용담당자들이 가장 어려워하는 업무 중 하나는 바로 불합격한 지원자에게 통보하는 일입니다. 정중하면서도 정확하게 불합격을 전달하기란 쉽지 않습니다. 그럼에도 불구하고 불합격 통보는 꼭 필요합니다. 대다수 구직자는 결과를 통보 받고 싶어하기 때문입니다. 따라서 정중한 불합격 문자를 보내는 것은 장기적인 관점에서 기업에게 플러스가 될 수 있습니다.

참고 ) 최근에는 '통보'라는 워딩보다는 지원자와 동등한 입장에서 '불합격 안내' 등의 워딩으로 바뀌고 있습니다.

1. 불합격 통보를 해야 하는 이유

최근 MZ세대 지원자들은 불합격 통보가 기업의 기본적인 예의라고 생각합니다. 기업에서 최대한 이른 시일 내에 불합격 통보를 한다면 불합격한 지원자들이 시간 낭비, 감정 낭비를 하지 않고 구직 활동을 이어갈 수 있기 때문입니다. 따라서 최종 탈락 문자를 잘 보낸 기업들은 결과가 불합격임에도 긍정적인 기업 이미지를 만들 수 있으며, 앞으로 더 많은 인재가 해당 기업에 지원할 가능성이 높아집니다.

2. 불합격 통보 3가지 예시

그렇다면 어떤 불합격 통보가 핵심을 잘 전달하면서도 정중한 통보일까요? 아래의 예시를 통해 서류 또는 면접 불합격 통보 시에 참고할 핵심 내용을 알아봅시다.

1) 금호석유화학 공채 서류전형 불합격 문자

가장 먼저 알아볼 예시는 금호석유화학 2017년 대졸 신입사원 공채 서류 전형의 불합격 통보입니다. 해당 문자는 불합격 통보임에도 불구하고, 받는 이에게 위로를 주어 많은 사람이 감동하였습니다. 이 불합격 통보를 자세히 들여다보며 어떤 부분이 좋은지 구체적으로 확인해 보겠습니다.

"안녕하세요 금호석유화학 채용 담당자 입니다." 이 구절은 어느 회사 소속의 채용 담당자 인지를 정확하게 밝히고 있습니다. 가끔 바쁘게 문자를 쓰다 보면 본인이 누구인지 밝히는 것을 잊거나, 혹은 당연히 알고 있겠지 라는 생각으로 발신자 정보를 기재하지 않는 경우가 발생하는데요. 문자 혹은 이메일 앞머리에 발신자 소속을 밝히는 것은 불합격 통보 뿐만 아니라 모든 비즈니스 글쓰기에서 필요합니다.

"17년 하반기 대졸 신입사원 공채 서류 전형 결과" 다음으로 반드시 들어가야 할 내용은 해당 통보가 어떤 포지션 채용에 대한 것인지를 밝히는 일입니다. 일반적으로 한 회사 한 포지션에 지원하는 경우가 많겠지만, 만일의 경우를 대비해 어떤 포지션에 대한 결과인지를 정확히 기재하는 것이 좋습니다.

"소중한 시간을 금호석유화학그룹에 내어 주신 점 진심으로 감사드립니다." 앞의 내용이 정보에 집중된 문구였다면, 이 부분은 지원자에게 감사 인사를 전하는 내용입니다. 이를 통해 서류 탈락 통보를 부드럽고 정중한 톤앤매너로 만들어 줍니다.

"지원자님께서 부족하고 모자라서가 아닙니다. 더 많은 분을 모시지 못하는 회사의 잘못입니다." 금호석유화학의 채용 담당자는 불합격 사실을 이 문장에서 완곡하게 전달하고 있습니다. 이렇게 간접적으로 불합격을 전달하는 것도 하나의 방법이지만, 정확한 이해를 위해 합격이 아니라는 사실을 직접적인 표현으로 알려주는 것이 더 좋을 수 있습니다.

"날씨가 많이 춥습니다. 건강관리 유의하시기 바랍니다."  따뜻한 위로를 건네는 문장입니다. 자신이 구직자였던 상황에서 들으면 위로가 될 수 있는 문장을 넣되, 다음에는 함께할 수 있을 것이다 등의 근거 없는 희망적인 문구는 제외한다면 좋은 최종 탈락 문구가 될 수 있습니다.

2) SK이노베이션 계열 상반기 인턴사원 모집 불합격 이메일

또 다른 예시를 통해 불합격 통보의 핵심 내용을 짚어 보겠습니다.

"SK 이노베이션 계열 채용담당입니다." ,"SK 이노베이션 계열 2017년 상반기 인턴사원 모집에 관심을 갖고 지원해 주셔서 진심으로 감사 드립니다." 처음 두 문장에서 이메일을 보낸 회사와 채용 담당자 확인이 가능합니다. 또한 어떤 포지션에 대한 결과인지도 명확하고, 지원에 대한 고마움도 잘 표현되었습니다.

"귀하의 뛰어난 역량과 잠재력에도 불구하고 안타깝게도 ...귀하의 합격 소식을 전해드리지 못하게 되었습니다." 이전에 살펴보았던 금호석유화학 불합격 문자와 달리 SK 이노베이션 불합격 통보에는 불합격에 대한 정보가 정확히 표현되어 있습니다. 대신 불합격 안내 앞뒤로 위로의 마음을 표현하여 지원자의 마음을 누그러뜨립니다.

3) 모 중견기업 회사 면접 불합격 통보

모 중견기업의 이메일 또한 굉장히 간결하여, 좋은 불합격 통보 예시로 볼 수 있습니다.

" 12월 1일 당사의 사원모집" 이 부분은 언제 진행된 면접인지를 알 수 있어 정확한 정보를 전달합니다. 또한 "관련한 면접에 참석하여 주심을 감사 드립니다." 면접 참석에 대한 감사를 표하고 있습니다.

"귀하의 인상적인 경력 및 면접에도 불구하고 예상보다 많은 지원자들로 인해 최종 전형 결과 합격하지 못하였음을 통보 드립니다" 이 구절은 불합격이라는 핵심 내용을 오해 없이 잘 전달 하면서도 정중한 톤앤매너를 지키고 있습니다.

"앞으로의 귀하의 취업에 좋은 결과 있기를 기원하겠습니다." 마지막으로 너무 무겁지 않은 위로의 문장으로 최종 탈락 통보를 마무리합니다.

위 불합격 통보는 간결함이 가장 큰 장점입니다. 물론 채용 담당자 의 위로가 있으면 좋지만, 지원자 입장에서는 합격 여부를 최대한 빨리 받는 것이 더 중요합니다. 그렇기에 불합격 통보는 간결하게 작성하여, 빠르게 전달하는 것이 좋습니다.

오늘은 지원자에게 불합격 통보를 해야 하는 이유와 좋은 불합격 통보는 어떤 것인지 예시를 통해 알아봤습니다. 채용 담당자들은 불합격 통보를 작성할 시에 이름 및 지원 포지션 등의 정보만 바꾸어서 이메일을 보내게 될 텐데요. 채용 솔루션 그리팅에서는 이렇게 반복 사용하는 이메일을 템플릿 형식으로 저장하여 편하게 사용할 수 있도록 돕고 있습니다. 불합격 통보 작성시, 오늘 글이 도움이 되기를 바랍니다.