최근에는 기업들이 채용서류를 하드카피로 받는 경우는 거의 없고, 거의 대다수가 전자우편이나 사내 시스템 등 을 활용하여 소프트카피로 받습니다. 이러한 방식이 실무적으로 편리한 점도 있지만, 법적으로도 유용한 점이 있다는 사실 알고 계셨나요?
인사담당자가 채용 업무 진행 시 가장 자주 마주치게 되는 법은 『채용절차의 공정화에 관한 법률』(이하 ‘채용절차법’)입니다. 이 채용절차법에서는 아래 3가지를 통틀어 ‘채용서류’라고 칭합니다.
채용절차법 '채용서류'
| 기초심사자료 | 응시원서, 이력서, 자기소개서 |
| 입증자료 | 학위증명서, 경력증명서, 자격증명서 등 기초심사자료에 기재한 사항이 사실임을 증명하는 모든 자료 |
| 심층심사자료 | 작품집, 연구실적물 등 구직자의 실력을 알아볼 수 있는 모든 물건 및 자료 |
보관 및 반환
채용절차법에 의하면, 구인자는 채용서류를 가급적 홈페이지 또는 전자우편으로 받도록 노력해야 합니다. 이것은 노력 의무이므로 반드시 전자우편 등으로 받아야만 하는 것은 아니지만, 구인자가 하드카피로 받을 경우에는 일정기간 동안 채용서류를 보관해야 합니다. 그리고 구직자가 반환을 요청할 경우 채용서류를 반환할 법적 의무가 발생합니다. 하지만, 소프트카피로 받을 시에는 이와 같은 서류의 보관이나 반환 의무가 없습니다.
파기
그리고 채용서류를 파기할 경우에도 마찬가지입니다. 하드카피의 경우 구인자는 구직자의 반환 청구 기간(즉 구직자의 채용 여부가 확정된 날부터 14일에서 180일 사이의 기간 중에 일정기간을 정하여 구직자에게 통보한 기간) 동안 보관한 후 파기해야 합니다. 반면 이메일 등으로 채용서류를 받을 경우 채용 여부가 확정되면 확정된 채용대상자를 제외한 구직자의 채용서류는 지체 없이(5일 이내) 파기할 수 있으므로 불필요한 보관 비용 등을 절약할 수 있다는 이점이 있습니다.
여기서 파기하는 방법은 하드카피의 경우 소각, 파쇄 등이 물리적인 방법이 활용되어야 하지만, 소프트카피의 경우 데이터가 복원되지 않도록 초기화 또는 덮어쓰기 중 하나의 방법으로 가능하므로 여러 모로 편리할 수 있습니다.
