1. 서류 전형 이후, 커뮤니케이션으로 마무리 짓는 채용 여정
채용 과정에서 지원자와의 커뮤니케이션은 기업의 이미지를 결정짓는 중요한 요소입니다. 특히, 면접 전형부터 최종 합격 후 안내까지의 채용 결과 통보는 지원자에게 최종적인 인상을 남기기 때문에, 명확하고 배려 있는 소통이 필요합니다. 본 아티클에서는 면접 일정 조율부터 합격 및 불합격 통보, 최종 입사 제안에 이르는 다양한 이메일 및 문자 템플릿을 제공합니다.
면접 전형에서는 면접 합격 통보와 면접 불합격 통보, 면접 일정 조율 및 면접 일정 안내가 정확하고 일관되게 이루어져야 합니다. 최종 합격 후에는 오퍼레터 양식을 통해 입사 제안을 명확히 전달하고, 지원자가 입사에 대한 결정을 내릴 수 있도록 안내하는 것이 중요합니다.
2. 문자 템플릿 - 면접 리마인드 (D-1)
1) 활용 상황
면접 당일에 지원자에게 면접 일정을 리마인드하여 지원자의 참석 여부를 다시 한 번 확인하고 혼란 없이 준비해 참석하도록 돕고자 할 때 활용합니다. 특히 경력직의 경우 근무 중에는 개인 이메일 확인이 늦을 수 있기 때문에 문자를 꼭 발송합니다.
2) 문자 템플릿
- 제목: [기업명] 면접 일정 리마인드 드립니다
- 내용:
안녕하세요, [지원자 이름] 님.
[회사 이름] 채용담당자 OOO입니다.
금일 면접 리마인드차 연락 드렸습니다.
이전 메일에서 안내드린 것처럼 면접은 [회사 이름] 오피스에서 진행됩니다.
- 주소: (회사 주소) (지하철 OO역 O번 출구에서 도보 O분 거리)
- O층 도착 후 아래 채용담당자 번호로 전화 주시면 안내 도와드리겠습니다. (채용담당자 OOO 님: 010-1234-5678)
편안한 마음으로 오셔서 [회사 이름] 에 대해 알아가는 시간 되셨으면 좋겠습니다.
혹 참석 여부에 변동사항이 있거나 위 내용 확인되시면 회신 부탁드리겠습니다.
감사합니다.
[회사 이름] 채용담당자 드림
3. 이메일 템플릿 - 최종 면접 합격 통보 및 이후 전형 안내
1) 활용 상황
최종 합격 소식을 전달하고, 처우 및 입사 일정 협의를 통해 지원자와의 조건을 최종 확정하여 입사 준비가 순조롭게 이루어지도록 할 때 활용합니다.
2) 메시지 필수 요소
- 입사 가능 일정 확인
- 희망 연봉 및 추가 처우 요구사항 요청
- 준비해야 할 서류 목록 안내
3) 이메일 템플릿
- 제목: [기업명] 컬처핏 면접 결과 및 향후 프로세스 안내 드립니다
- 내용:
안녕하세요, [지원자 이름] 님.
[회사 이름] 채용담당자 OOO입니다.
오랜 시간 [회사 이름] 채용 프로세스에 함께해 주셔서 감사드립니다.
[지원자 이름] 님이 보유하신 역량과 경험들이 저희 팀에 큰 도움이 될 것 같아, 최종 합류를 제안 드립니다.
정식 오퍼레터를 발송해 드리기에 앞서, 처우 및 일정 협의를 위해 아래 내용을 확인하신 후 회신 부탁드립니다.
- 입사 가능 일정
- 직전 직장 정보
- 기본 연봉 (세전)
- 인센티브 (보너스)
- 기타 금전 복지
- 희망 연봉(세전)
- 최근 2년치 급여 수준을 확인할 수 있는 서류
- 2년치 급여명세서, 근로소득원천징수부 또는 원천징수영수증, 건강보험자격득실확인서, 그 외 처우 현황을 확인할 수 있는 자료 등
위 내용을 전달 주시면 내부적으로 검토 후 저희 측에서 제안드릴 수 있도록 하겠습니다.
다시 한번 최종 합격을 진심으로 축하드리며, [지원자 이름] 님과 즐겁게 일할 수 있길 기대합니다.
궁금한 사항 있으시면 편하게 연락 주세요.
감사합니다.
[회사 이름] 채용담당자 드림
4. 이메일 템플릿 - 면접 불합격 통보
1) 활용 상황
불합격 통보 시 지원자에게 결과를 명확히 안내하고, 진심 어린 커뮤니케이션을 하고자 할 때 활용합니다.
2) 메시지 필수 요소
- 신속한 불합격 통보 (1/2차 면접 이후 1~2주 이내 권장)
- 감사 및 위로 인사
- 포지션별 재지원 가능 시점
3) 이메일 템플릿
- 제목: [기업명] 면접 결과 안내 드립니다
- 내용:
안녕하세요, [지원자 이름] 님.
[회사 이름] 채용담당자 OOO입니다.
면접 결과를 면밀히 검토하였으나, 이번 전형에서는 안타깝게도 [지원자 이름] 님께 좋은 소식을 전하지 못하게 되었습니다.
감히 말씀드리자면, [지원자 이름] 님의 역량이 부족해서라기 보다는 [포지션명] 포지션이 지향하는 방향성과 제한된 인원을 선발할 수 밖에 없는 상황 때문임을 양해 부탁드립니다.
[지원자 이름] 님께서 보여주신 관심과 성의에 진심으로 감사드리며, 향후 더 좋은 기회로 만날 수 있길 바랍니다.
[회사 이름] 은 전형 결과를 안내받은 시점으로부터 6개월 이후에 동일 포지션 재지원이 가능합니다. 타 포지션의 경우에는 언제든 지원이 가능합니다.
마지막으로 [회사 이름] 채용 경험에 대해 간단하게 의견주시면 적극 반영하여 더 나은 채용 프로세스를 만들고 더욱 많은 분들을 모실 수 있도록 노력하겠습니다.
(필요 시 면접 경험 설문조사 - 링크 삽입)
감사합니다.
[회사 이름] 채용담당자 드림
5. 이메일 템플릿 - 오퍼 및 입사 제안
1) 활용 상황
최종 입사 조건과 입사 준비에 필요한 세부 사항을 명확히 전달하여 지원자가 입사 여부를 확정할 수 있도록 돕고자 할 때 활용합니다. 이때 오퍼레터 양식을 통해 구체적인 근로 조건을 명시하여 지원자가 명확한 결정을 내릴 수 있도록 안내합니다.
2) 메시지 필수 요소
- 구체적인 입사 조건
- 조직 문화 및 복지 제도
- 입사 전 준비사항 안내 시점
3) 이메일 템플릿
- 제목: [기업명] 오퍼 및 입사 제안 드립니다
- 내용:
안녕하세요, [지원자 이름] 님.
[회사 이름] 채용담당자 OOO입니다.
저희 측에서 요청 드린 서류들을 꼼꼼하게 잘 준비해 주셔서 감사드립니다.
전달 주신 서류들을 기반으로 내부적인 검토 및 논의를 마쳤으며, 아래와 같이 오퍼 및 입사 제안 드립니다.
[입사 오퍼]
- 포지션 : (포지션명)
- 계약 연봉 : (O,OOO만 원)
- 근무 형태 : (근무 형태)
- 입사일 : (입사 희망일)
[복지 및 문화]
(복지 제도 및 조직 문화 작성)
[요청사항]
- 오퍼 수락 여부 및 입사 가능한 일자 회신 부탁드립니다.
- 희망하는 장비: (장비 리스트 안내)
- 희망하는 이메일 아이디: (이메일 주소 안내)
본 메일에 오퍼 수락 여부와 입사 가능한 일자를 회신 주시면 채용은 확정되며, 이후 입사 관련 안내는 입사 D-7 정도에 온보딩 담당자가 다시 안내 드리겠습니다.
좋은 분들과 즐겁게 일하고 있는 [회사 이름] 에서 [지원자 이름] 님과 함께 일하게 되는 날이 매우 기대됩니다.
오퍼 내용 확인해 보시고 회신 부탁드립니다.
감사합니다.
[회사 이름] 채용담당자 드림
6. 이메일 템플릿 - 입사 및 출근 안내
1) 활용 상황
처우 협의까지 마치고 최종 합격한 지원자에게 첫 출근과 관련한 필수 사항을 안내하고, 입사 준비를 원활하게 할 수 있도록 할 때 활용합니다.
2) 메시지 필수 요소
- 팀의 환영 메시지 및 기대감 표현
- 입사일 및 출근 장소 재안내
- 첫날 일정 및 오리엔테이션 내용 안내
3) 이메일 템플릿
- 제목: [기업명] 첫 출근 안내 드립니다
- 내용:
안녕하세요, [지원자 이름] 님.
[회사 이름] 채용담당자 OOO입니다.
[회사 이름] 입사를 진심으로 축하드리고, 또 환영합니다!
마지막으로 입사 및 첫 출근과 관련하여 몇 가지 안내 사항 전달 드립니다.
[첫 출근 안내]
- 입사일: (입사일)
- 출근 장소: (출근 장소)
- O층 도착하셔서 다음 연락처로 전화 주시면 안내드리겠습니다. (온보딩 담당자 OOO: 010-1234-5678)
[필수 구비 서류]
- 전직장 원천징수영수증 (가장 최근 영수증으로 부탁드립니다.)
- 건강보험자격득실확인서
- 주민등록등본 (발급 3개월 이내)
오전에는 OO팀과 1시간 정도 오리엔테이션(업무툴 가입, 생활 안내) 및 근로 계약을 위한 미팅이 진행되며, 이후 순차적으로 업무하시는 것과 관련해서 안내 드리는 미팅이 예정되어 있습니다.
[지원자 이름] 님의 첫 출근을 [회사 이름] 팀의 구성원들이 기다리고 있습니다.
온보딩을 통해 저희 팀에 잘 적응하실 수 있도록 잘 준비하고 안내드리겠습니다.
그럼 입사일에 뵙겠습니다. :)
감사합니다.
[회사 이름] 채용담당자 드림
7. 다양한 상황에 맞는 커뮤니케이션 전략이 필요하다면
면접 전형과 최종 합격 후 안내는 지원자와의 커뮤니케이션을 마무리 짓는 중요한 단계입니다. 이 단계에서 명확하고 배려 있는 채용 결과 통보는 지원자에게 기업의 신뢰감을 심어주고, 긍정적인 인상을 남기는 데 중요한 역할을 하죠.
이번 아티클에서는 면접 일정 리마인드부터 최종 합격 통보, 오퍼레터 발송까지 각 전형 단계별로 활용할 수 있는 다양한 이메일 및 문자 템플릿을 제공했습니다.
서류 전형뿐만 아니라, 면접 전형 및 기타 전형별 커뮤니케이션 전략이 필요하시거나, 지원자 200명을 대상으로 조사한 긍정적·부정적 커뮤니케이션 경험의 특징이 궁금하시다면, 지원자 커뮤니케이션 가이드북을 무료 다운로드하여 확인해 보세요.
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홍연진
