채용 담당자를 위한 불합격 통보 사례와 5단계 체크리스트

채용의 완성은 합격이 아닌, 정중한 거절에 있습니다

채용 담당자 분들에게 어려운 업무 중 하나는 '정중한 거절'입니다. 공들여 면접까지 진행한 지원자에게 불합격 소식을 전하는 일은 심리적으로 큰 부담이 되기 때문입니다. 그래서 많은 기업이 통보를 차일피일 미루거나 심지어 아무런 연락도 하지 않는 '채용 노쇼'를 범하기도 합니다.

하지만 통보가 늦어지거나 성의 없는 메시지는 지원자에게 '시간 낭비'라는 부정적인 경험을 심어줍니다. 이는 곧 잡플래닛이나 블라인드 같은 커뮤니티의 악성 후기로 이어져 우수 인재들이 우리 회사에 지원하는 것을 망설이게 만드는 요인이 됩니다. 특히 MZ세대 지원자들은 불합격 통보를 기업이 갖춰야 할 '기본적인 예의'라고 생각합니다.

반대로 정중하고 따뜻한 불합격 문자 한 통은 탈락한 지원자조차 우리 기업의 '팬'으로 만들 수 있는 강력한 브랜딩 기회입니다.

본 아티클에서는 '공감 채용'을 바탕으로 채용 담당자가 반드시 확인해야 할 불합격 통보 체크리스트와 지원자가 감동한 실제 커뮤니케이션 사례를 다룹니다.

*참고: 최근 지원자 커뮤니케이션 시 '불합격 통보'라는 워딩보다는 지원자와 동등한 입장에서 '불합격 안내' 등의 워딩으로 바뀌고 있습니다.

실수 없는 불합격 안내를 위한 5단계 체크리스트

정중한 불합격 안내 문자 및 이메일 템플릿을 갖추는 것보다 더 중요한 것은 '과정의 투명성'과 '지원자에 대한 배려'입니다. 꾸준히 강조되고 있는 '공감 채용' 트렌드에 따르면 불합격 통보는 채용의 종료가 아니라 우리 기업의 잠재적 팬을 확보하는 브랜딩의 시작입니다.

5단계 체크리스트📌를 통해 우리 회사의 불합격 안내 매너를 점검해 보시기 바랍니다.

1. 신속하고 정확하게 발송했는가?

채용 담당자의 긴 위로보다 지원자에게 가장 필요한 것은 '빠른 결과 확인'입니다. 면접 전형 이후 1~2주 이내에는 안내하는 것이 권장됩니다.
체크 포인트: 전형 종료 후 1~2주 이내 발송 여부, 지원자 이름 오타 확인

2. 발신 정보와 채용 전형을 명확히 명시했는가?

지원자는 동시에 여러 곳에 지원했을 가능성이 큽니다. 어느 회사 소속인지, 어떤 포지션에 대한 결과인지 첫머리에 정확히 밝혀야 합니다.
체크 포인트: [회사명] [담당 부서/이름] [지원 포지션명] 포함 여부

3. '통보'가 아닌 '감사'로 시작했는가?

지원자가 우리 기업에 쏟은 소중한 시간과 노력에 대해 진심 어린 감사를 전해야 합니다.
체크 포인트: "귀한 시간 내어 지원해 주셔서 감사합니다"와 같은 정중한 인사말

4. 불합격의 원인을 지원자의 부족함으로 돌리지 않았는가?

최근 트렌드는 지원자의 역량 부족을 탓하기보다 회사의 방향성이나 인원 제한 등 내부 상황을 이유로 완곡하게 안내하는 것입니다. 그럼에도 '불합격 여부'는 오해의 소지 없이, 명확하게 전달되어야 합니다.
체크 포인트: 역량 문제라기보다 당사의 포지션 지향점과의 차이 때문이라는 배려 섞인 문구

5. 인재풀 등록의 가능성을 열어두었는가?

지금은 인연이 닿지 않았어도 미래의 우수 인재가 될 수 있습니다. 재지원 가능 시점을 안내하거나 인재풀(Talent Pool) 등록을 제안하세요.
체크 포인트: "6개월 이후 재지원 가능" 안내 또는 인재풀 동의 절차

지원자가 감동한 불합격 통보 사례

체크리스트를 통해 기본 원칙을 점검했다면, 이제 실제 현장에서 지원자들에게 긍정적인 평가를 받은 사례들을 살펴보겠습니다. 정중한 거절을 통해 기업의 품격을 지키고 지원자의 마음을 움직인 구체적인 예시들입니다.

1) 금호석유화학 공채 서류전형 불합격 문자

출처: 중앙일보 ["회사 잘못입니다"...구직자에 감동 준 '서류 탈락 문자']

가장 먼저 알아볼 예시는 금호석유화학 2017년 대졸 신입사원 공채 서류 전형의 불합격 통보입니다. 해당 문자는 불합격 통보임에도 불구하고, 받는 이에게 위로를 주어 많은 사람이 감동하였습니다.

"17년 하반기 대졸 신입사원 공채 서류 전형 결과" → 본 통보가 어떤 포지션 채용에 대한 것인지를 꼭 밝혀주어야 합니다. 일반적으로 한 회사 한 포지션에 지원하는 경우가 많겠지만, 만일의 경우를 대비해 어떤 포지션에 대한 결과인지를 정확히 기재하는 것이 좋습니다.

"소중한 시간을 금호석유화학그룹에 내어 주신 점 진심으로 감사드립니다." → 앞선 내용이 정보에 집중된 문구였다면, 이 부분은 지원자에게 감사 인사를 전하는 내용입니다. 이를 통해 서류 탈락 통보를 부드럽고 정중한 톤앤매너로 만들어 줍니다.

"지원자님께서 부족하고 모자라서가 아닙니다. 더 많은 분을 모시지 못하는 회사의 잘못입니다." → 금호석유화학의 채용 담당자는 불합격 사실을 본 문장에서 완곡하게 전달하고 있습니다. 이렇게 간접적으로 불합격을 전달하는 것도 하나의 방법이지만, 명확한 이해를 위해 합격이 아니라는 사실을 직접적인 표현으로 알려주는 편이 더 나을 수 있습니다.

"날씨가 많이 춥습니다. 건강관리 유의하시기 바랍니다." → 따뜻한 위로를 건네는 문장입니다. 본인이 구직자였던 상황에서 들으면 위로가 될 수 있는 문장을 넣되, 다음에는 함께할 수 있을 것이다 등의 근거 없는 희망적인 문구는 제외하는 편이 좋습니다.

2) SK이노베이션 계열 상반기 인턴사원 모집 불합격 이메일

출처: 한경 JOB&JOY [지원자에 감사메일, 탈락자에겐 12줄의 위로편지…'친절한' SK이노베이션 채용팀]

또 다른 예시를 통해 불합격 통보의 핵심 내용을 짚어 보겠습니다.

"SK 이노베이션 계열 채용담당입니다." ,"SK 이노베이션 계열 2017년 상반기 인턴사원 모집에 관심을 갖고 지원해 주셔서 진심으로 감사 드립니다." → 처음 두 문장에서 이메일을 보낸 회사와 채용 담당자 확인이 가능합니다. 또한 어떤 포지션에 대한 결과인지도 명확하고, 지원에 대한 고마움도 잘 표현되었습니다.

"귀하의 뛰어난 역량과 잠재력에도 불구하고 안타깝게도 ...귀하의 합격 소식을 전해드리지 못하게 되었습니다." → 이전에 살펴보았던 금호석유화학 불합격 문자와 달리 SK 이노베이션 불합격 통보에는 불합격에 대한 정보가 명확하게 표현되어 있습니다. 대신 불합격 안내 문구 전후로 위로의 마음을 표현하여 지원자의 마음을 누그러뜨립니다.