채용담당자 커뮤니케이션 팁 총정리

안녕하세요, IT 기업에서 HR Manager로 일하고 있는 3년 차 직장인 정태겸이라고 합니다!
'채용 담당자가 꼭 알아야 할 공고 작성 팁 총정리'로 인사드린 바 있는데요. 이번 아티클에서는 공고를 보고 들어온 지원자에게 인터뷰 안내를 위한 연락을 할 때, 어떻게 하면 잘 할 수 있을 지에 대해 말씀 드리려 합니다.

오늘은 글을 시작하기 전 근본적인 질문을 던지고 시작하겠습니다.

지원자에게 연락(커뮤니케이션)을 잘 하는 것이 왜 중요할까요?

1. 지원자 경험

사람마다 정답은 여러가지 일 수 있겠으나, 제가 생각하는 정답은 '지원자 경험이 채용 업무에서 점차 중요해지고 있기 때문'입니다. 그렇다면 지원자 경험이란 무엇일까요?

지원자 경험을 구글에서는 '지원서가 접수됐다는 이메일을 받는 것부터 시작해서 합격 통보 전화를 받는 것에 이르기까지 회사와 지원자 사이의 모든 상호작용을 포함하는 것'이라고 정의합니다.

조금 더 쉬운 설명을 위해 회사를 파인 다이닝 레스토랑에 비유해보겠습니다.
회사가 레스토랑이고, 지원자는 손님, 채용 담당자는 셰프, 채용 프로세스는 코스 요리라고 생각해 보세요.

레스토랑이 돈을 많이 벌려면(회사가 성공적으로 채용에 성공하려면), 당연하게도 손님들이 음식에 만족하여 많이 찾아오게끔(채용 프로세스를 잘 운영)해야 합니다.

셰프의 입장에서 좋은 요리를 만들기 위해서는, 식전빵(서류접수)부터 디저트(최종 합격 통보)까지 코스(채용 프로세스)의 어느 요리 하나 소홀히 할 수 없습니다. 요리 하나하나가 손님의 만족도와 재방문(지원자 경험)에 영향을 끼치니까요.

하지만 요리만 맛있으면 손님들이 만족할까요? 아닙니다. 음식을 손님에게 배달하고, 와인을 페어링 해주는 웨이터/웨이트리스도 중요합니다. 만약 우리 레스토랑의 웨이터가 음식 설명도 안 해주고 던지듯이 접시를 내려놓거나, 와인에 대해 문의할 때 한참 뒤에 답변해준다면, 음식이 아무리 맛있어도 손님이 만족하기엔 어려울 것 같습니다.

반면 옆에 요즘 장사가 잘 된다는 새로 연 레스토랑을 가보니, 요리는 우리 레스토랑보다 맛이 덜하지만 웨이터/웨이트리스가 친절합니다. 기분좋게 응대해 주는 것은 물론이고, 식사에 어울리는 와인을 바로바로 페어링해주어 손님들의 만족도가 높습니다.

음식은 맛있지만 서비스가 소홀한 레스토랑과 음식은 조금 덜 맛있지만 극진한 서비스를 제공하는 레스토랑, 손님들은 특별한 날에 어느 레스토랑을 더 방문하고 싶을까요?

지원자와의 커뮤니케이션이 바로 웨이터/웨이트리스에 해당합니다. 인사담당자가 열심히 기획하고 설계한 채용 프로세스가 효과적으로 이루어지려면, 각 채용 프로세스를 잇는 커뮤니케이션 또한 중요하다는 이야기입니다. 이러한 것들이 모여서 지원자 경험에 영향을 끼치고, 회사의 이미지에도 영향을 끼치니까요.

남들보다 뛰어난 성과를 내는 소위 '핵심인재' 들은 많지 않습니다. 레스토랑 비유를 이어가자면 핵심인재들은 '연예인'이나 '인플루언서'인 VIP 손님에 해당하겠네요. 이들을 통해 레스토랑이 홍보되고, 이들 때문에 레스토랑에 오는 손님들도 있으니까요.

이 VIP 손님인 핵심인재들에게 우리 회사가 매력적으로 보이기 위해서는 입사 이전부터 자사에 대해 좋은 인식을 심어주고 호감을 갖게 하는 것이 중요합니다. 그래야 다른 회사에게 핵심인재를 빼앗기지 않을 테니까요.

지원자 경험은 특히, 네임밸류가 없는 회사일수록 중요합니다.

지원자가 후킹되는 요소들은 흔히 말하는 연봉, 복지, 워라밸 등의 정량적인 요소가 대부분입니다. 하지만 산업에서 유명하지 않은 작은 스타트업들의 경우, 상기 세 가지가 네카라쿠배로 대표되는 큰 기업들에 비해 떨어질 수 밖에 없습니다. 그래서 비교적 작은 규모의 스타트업들은 채용 시 정성적인 요소에 집중합니다. 비전, 성장가능성 등이 그것입니다.

우리 회사의 비전과 성장가능성을 보고 지원한 우수한 인재들이 다른 회사로 가지 않게 하려면 지원자 경험을 극대화하여야 합니다.

그리고 지원자 경험을 극대화할 수 있는 가장 쉽고 효과적인 방법은 커뮤니케이션입니다.

2. 커뮤니케이션의 수단

지원자와의 커뮤니케이션 방법은 크게 전화와 이메일로 나뉩니다.
전화와 이메일은 각각 장단점이 명확합니다. 지금부터 하나씩 알아보겠습니다.

먼저 전화의 경우, 즉각적인 커뮤니케이션이 가능한 것이 최대 장점입니다. 메일처럼 이 분이 언제 확인하고 답장을 줄 지 기다릴 필요 없이 바로바로 질문에 대한 답을 받을 수 있기 때문에 편리하고 빠릅니다. 또한 목소리를 사용하여 직접적으로 전달하기 때문에 비언어적인 요소(목소리 톤, 웃음 등)들을 전달할 수 있습니다.

전화의 단점은 지원자가 연락을 받지 않으면 위에 써놓은 모든 장점이 없어진다는 것입니다. 지원자가 현재 재직중이어서 연락을 받기 어려운 경우, 스팸전화인줄 알고 모르는 번호를 안 받는 경우, 전화를 꺼리는 성향인 경우가 있습니다.

이러한 경우에는 전화연결 자체가 어렵기 때문에 좋은 커뮤니케이션을 하기 어렵습니다.

메일은 전화나 문자에 비해 훨씬 많은 정보를 담을 수 있습니다.

또한 문체를 통해 회사의 채용 프로세스 내 이미지를 간접적으로 전달할 수도 있습니다. 정중한 느낌을 원한다면 정갈한 문체를, 부드럽고 친근한 이미지를 원한다면 메일 내용 내 문장부호나 이모티콘 등을 활용하는 식입니다.

일단 메일을 보내놓기만 하면, 지원자가 시간이 될 때 답장을 할 것이므로 전화에 비해 지원자가 부담을 덜 느끼고 채용담당자의 시간을 아낄 수 있는 것도 소소한 장점입니다.

다만 지원자가 메일 알림을 켜 놓지 않거나, 답장하는 것을 까먹는 경우 등이 있어 전화에 비해 즉각적인 커뮤니케이션이 어렵다는 단점이 있습니다.

문자메시지의 경우 일반적으로 문자메시지 만으로 커뮤니케이션을 하지는 않고, 전화나 이메일 연락을 보조하는 용도로 많이 사용합니다. 주로 지원자에게 사전 설문조사를 요청하거나, 메일 송부를 리마인드 차 안내할 때 등입니다. 혹은 전화로 지원자와 연락하기 전 자사의 전화번호와 연락예정시간을 미리 안내하는 용도로도 사용할 수 있습니다.

제가 정답은 아니겠지만, 제가 보고 듣고 경험했던 바로는 메일이 더 나은 커뮤니케이션 방법이었습니다. 일단 많은 정보를 정확하게 담을 수 있고, 전화의 경우 커뮤니케이션에 오류가 생길 수 있습니다. 경험을 통한 예시를 들어보겠습니다.

채용 담당자는 13일 면접이라고 안내했으나, 지원자는 14일로 들어 커뮤니케이션 오류가 난 적이 있습니다. 다행히 저는 메일로 같은 내용을 송부하였기에 빠르게 오류를 바로잡을 수 있었지만, 만약 전화로만 커뮤니케이션을 했다면 곤란한 상황이 발생했을 것입니다.

또한 콜포비아 현상(전화 통화 기피 증상)을 겪는 지원자의 경우 전화를 일부러 안 받는 경우도 있었습니다. 혹은 현재 통화가 어려워 잠시 후 전화를 준다고 했던 지원자가 까먹고 회신을 안 한 적도 있었습니다.

채용담당자 본인이 콜포비아인 경우 지원자 컨텍을 위한 전화 연결 자체가 스트레스일수도 있습니다.

메일이 즉각적인 커뮤니케이션이 되지 않아 힘들다고는 하지만, 극복하는 방법이 없는 것은 아닙니다. 제일 효과적이었다고 생각한 방법은 그리팅의 카카오톡 연동 기능이었습니다. 메일이 송부되는 즉시 카카오톡으로 알림이 오기 때문에, 지원자 입장에서는 메일 답장을 까먹기가 어렵습니다. 스마트폰 사용자는 대게 문자메시지함 보다는 카카오톡 메시지함을 더 많이 들어가기 때문이죠.

그리팅을 사용하지 않는 경우에는 메일을 보내기 전 채용 플랫폼을 통해 메시지를 보내어 앱 알림으로 미리 안내하거나, 앞서 말씀드렸든 문자메시지를 보내는 등 여러 가지 방법을 통해 보완할 수 있습니다.

3. 커뮤니케이션의 내용

지원자와의 커뮤니케이션을 메일을 통해 하기로 결정한 경우, 메일에는 어떤 내용이 들어가는 것이 좋을까요? 이번 챕터는 다소 민감한 주제이니 만큼 채용담당자가 아닌 지원자에 입장에서 이야기를 해보겠습니다.

1년 전 스타트업으로 이직을 시도할 때, 많은 스타트업의 채용담당자 분들이 정말 하나같이 정성이 들어간 메일들을 저에게 보내주셨습니다. 하지만 개중 일부 채용담당자 분들은 지원자인 제 입장에서 알고 싶은 정보가 들어가 있지 않았었습니다.

이번 챕터에서는, 채용담당자가 아닌 철저히 지원자 입장에서 회사 인터뷰 시에 알고 싶은 정보들이 어떤 것이 있는 지 적어보려 합니다. 지원자와의 커뮤니케이션을 디벨롭하고 싶으신 채용담당자 분들이라면, 지원자의 채용 프로세스 피드백 느낌으로 가볍게 이번 챕터를 읽어주시면 감사하겠습니다.

지원자의 입장에서, 인터뷰를 위한 연락을 주고받으며 제일 알고 싶은 내용은 사실 채용 프로세스 관련 내용입니다.
물론 채용공고에 잘 적혀있지만, 지원자들이 때에는 채용 프로세스를 보기 보다는 주요 업무, 자격 요건, 우대 사항, 복지 등을 보고 지원하는 경우가 많습니다. 따라서 메일을 통해 채용 프로세스에 대한 정보를 같이 전달해 주시면 지원자 입장에서는 전체적인 채용 여정을 한 눈에 확인할 수 있어 회사에 대해 호감을 느끼게 됩니다. 지원자로서 알고 싶은 채용 프로세스 관련 정보는 다음과 같습니다.

• 전체 채용 프로세스는 어떻게 구성되어 있는지
• 이번 인터뷰는 어떤 프로세스에 해당하며, 언제/누가/어디서/어떻게 진행하는지
• 인터뷰 내용은 무엇으로 진행되는 지 (조직의 핏을 확인하는지, 경력/경험을 확인하는지)
• 이번 인터뷰의 소요 시간은 어느 정도인지

메일에 지원자를 위한 내용을 빠짐없이 적었다면, 그 밑에는 안내 메일을 완성할 링크들을 넣어주는 것도 좋습니다.

바로 회사 관련 정보의 링크입니다.

회사 입장에서 지원자에게 자랑하고 싶은 것들을 넣어도 좋고, 지원자가 이것 만은 알아줬으면 하는 것들을 링크로 걸어주셔도 좋습니다. 물론 저를 포함한 대다수의 지원자들은 인터뷰 전 검색을 통해 회사에 대해 조사하지만, 링크를 포함해주는 채용 담당자에게 따스함을 느낍니다. 또한 인터뷰를 더 잘 준비해야겠다는 동기부여도 됩니다.

지금까지 지원자 경험을 극대화할 수 있는 커뮤니케이션 팁을 알아보았습니다. 좋은 지원자를 채용하기 위해 모든 회사가 노력하는 시대입니다. 이번 아티클을 통해 채용담당자 분들이 좋은 지원자와 커뮤니케이션을 조금이라도 쉽게 하길 바라며 글을 마칩니다.