퇴사 절차가 중요한 이유, 오프보딩 뜻 및 사례

일반적으로 많은 기업은 온보딩 프로세스에 많은 공을 들입니다. 기업에 대한 긍정적인 이미지를 심고, 입사자가 조직 문화에 빠르게 적응할 수 있도록 웰컴 키트부터 여러 이벤트를 구성합니다.

기업 평판에 있어서 온보딩 프로세스 만큼 중요한 것이 바로 오프보딩 인데요. 퇴사 절차를 의미하는 오프보딩은 기업에 대한 기억을 최종 마무리하는 단계입니다. 기업에 대한 마지막 기억이기 때문에 그간 조직과 함께했던 시간을 어떻게 기억하느냐를 결정하기도 합니다.

1. 오프보딩이란?

1) 오프보딩 뜻

오프보딩(Offboarding)은 온보딩(Onboarding)의 반대의 의미를 가진 단어로 조직을 나가는 직원에 대한 퇴사 절차를 의미합니다. 온보딩 프로세스와 마찬가지로 기업별로 절차가 다를 수 있는데요. 다만, 오프보딩의 경우 웰컴 키트나 이벤트를 제공하는 온보딩보다 조촐하게 진행됩니다.

2) 긍정적인 오프보딩이 중요한 이유

• 재정적, 법적 문제 방지
  재직자들은 보통 근로 중에 근로 조건에 대한 불만이나 위법 사실에 대해 문제 제기를 하지 않습니다. 하지만, 법적 문제에 대해서 퇴직 시점이나 이후에 제기하는 경우가 상대적으로 많습니다.
  
  이러한 법적 리스크를 최소화하기 위해서는 퇴사 사유, 절차, 문서 등을 명확하게 확인 및 관리하는 것이 중요합니다.
  
• 데이터 유출 방지, 보안 유지
  사이버 보안기업 코드42의 CEO는 모든 기업이 퇴사 절차에 적극적으로 투자해야 한다고 말했는데요. 코드42와 포네몬 연구소 조사에 의하면 직원 중 대다수가 일부 데이터를 갖고 퇴사한다고 합니다.
  
  퇴사 절차에 보안 유지를 위한 사항을 포함하는 것은 기업의 핵심기술을 빼돌리거나 기밀사항을 유포하는 산업스파이를 예방하는 데에 큰 의미가 있습니다. 퇴사자의 내부 시스템 계정, 이메일, 클라우드 시스템 등 모든 시스템에 대한 접근을 차단하고, 어디까지 유출이 불가한지 명확하게 표기한 문서에 서명하도록 하여야 합니다.
  
  DTEX 시스템 CCO 라잔 쿠는 퇴사자도 중요하지만 새로운 직원이 다른 회사의 데이터를 가져오는 것도 위험할 수 있다고 밝혔는데요. 온보딩 절차에서도 보안을 중요하게 언급하는만큼 오프보딩에서도 퇴사자에게 보안의 중요성을 여러 번 강조하여야 합니다.

• 기업 평판 관리
  퇴사 절차를 온보딩만큼 잘 구성하면, 퇴사자는 기업에 대해 좋은 인식을 가질 수 있고, 기업 평판을 올릴 수 있습니다. 기업 평판 뿐 아니라 이후 퇴사자가 고객사나 공급업체가 되거나 재입사 등 다시 기업과 연결될 수도 있으므로 긍정적인 퇴사 절차를 구성하는 것은 필수적입니다.
  
  평생 직장이 없어진 오늘날, 퇴사자를 배신자로 몰거나 따가운 눈초리를 보내게 되면, 마지막 인상이 나빠지므로 기업 평판에 치명적입니다. 근시안적으로 판단할 것이 아니라, 더 멀리 내다보아야 합니다. 특히, 요즘에는 SNS의 영향력이 커지면서 자신이 근무한 기업에 대해서 후기를 남기는 경우가 많은데요. 이는 기업 평판에 악영향을 끼칠 수 있습니다.
  
• 피드백 확인
  퇴사자와 퇴사 면담을 진행하며, 퇴사 사유를 수집하고, 이를 기업 문화 개선을 위해 활용한다면 더 좋은 조직 문화를 형성할 수 있고, 기업 평판 관리까지 할 수 있게 됩니다.

3) 일반적인 퇴사 절차

• 퇴사 면담
  재직자가 퇴사 의사를 밝히면, 직속 상사와 개별 퇴사 면담을 진행하게 되는데요. 이후 HR담당자도 퇴사 면담을 진행하게 됩니다. 퇴사 면담을 진행하는 동안, 퇴사 사유를 듣고 어떤 개선점이 필요할지 확인하는 것이 중요합니다. 또한, 퇴직금이나 필요 서류에 대해서도 꼼꼼하게 확인하도록 합니다.

• 인수인계 안내
  퇴사자가 직속 상사와 함께 효과적으로 후임자에게 업무를 인수인계할 수 있도록 퇴사 면담 시 이를 부탁합니다. 인수인계의 경우, 너무 긴 기간을 잡기보다 되도록이면 2주 정도로 구성합니다. 그 이상의 시간을 들인다해도 어차피 모든 내용을 전달할 수는 없기 때문이죠. 이미 마음이 뜬 퇴사자보다 남아 있는 구성원에게 더 집중하도록 합니다.

• 장비 수거 및 보안 유지
  지급했던 모든 장비를 초기화, 수거하도록 하고, 퇴사자가 가지고 있는 기업의 모든 접근 권한을 종료합니다. 또한, 기업의 영업비밀, 지적재산, 기타 회사 자산을 보유하지 않는다는 증명서와 기밀 유지 협약서를 작성할 수 있도록 양식을 전송합니다.

• 연락처 제공
  퇴사자가 퇴사 면담에서 전달하고픈 내용을 누락한 경우, 이후에 연락할 수 있게 연락처를 제공합니다.

2. 오프보딩 사례

1) 퇴사자의 마지막 '부검 메일'

넷플릭스는 퇴직자가 남은 재직자에게 마지막으로 보내는 메일인 '부검 메일'을 보내는 문화가 있습니다. 퇴직 전 2주동안 퇴직자와 직속 리더, HR담당자가 모여 부검 메일을 준비하게 되는데요. 5가지 주제에 대해 이야기를 나누며 피드백을 한다고 합니다.

5가지 주제는 다음과 같습니다.

1. 왜 떠나는지 (다른 직원들이 이해할 수 있는 이유)
2. 회사에서 배운 것(새로 배운 것과 경험한 것)
3. 회사에 아쉬운 점(넷플릭스가 이랬다면 퇴사하지 않았을 것을 전제로 작성)
4. 앞으로의 계획(이직하는 직장과 대략적인 업무 내용)
5. 직원을 떠나보내는 넷플릭스의 입장

부검 메일을 통해 넷플릭스는 조직 문화를 검토하고, 구성원의 경험을 확인할 수 있습니다. 또한, 남은 직원들이 퇴사자가 떠나는 이유를 명확히 알게 되어 근거 없는 소문이 사내에 퍼지는 것을 예방 가능합니다.

2) 명확한 커뮤니케이션

에어비앤비는 코로나사태로 인해 많은 직원을 해고해야만 했습니다. 당시 CEO(브라이언 체스키)는 임직원에게 편지를 보내며, 기업의 상황, 비전에 근거한 해고 절차와 기준, 보상과 취업 및 후속 지원, 감사와 사과의 메시지를 담았는데요. 이후 에어비앤비에 재직했던 직원들은 여전히 에어비앤비라는 기업에 여전히 대해 긍정적인 이미지를 가지고 있다고 밝혔습니다.

이와 비슷한 사례로 일본 자동차 제조업체 Nissan은 1999년 대규모 구조조정에 앞서 충분한 커뮤니케이션을 진행해 큰 마찰 없이 구조조정을 이행했었는데요. 이는 구조조정 배경과 방법, 퇴직 방안 등 구성원과 충분한 커뮤니케이션을 진행해 노사간 갈등을 최소화하여 가능했다고 합니다.

3) 전직 지원 서비스

퇴사자가 다른 직업을 찾을 수 있도록 전직 지원 서비스를 제공하는 경우가 있습니다. 이는 기업이 구성원을 내보내게 되는 경우 활용되는 서비스인데요. 재직자들의 불안을 덜고, 기업 평판 측면에서도 직원을 중시한다는 기업 이미지를 형성할 수 있습니다. 이후 인재 확보에도 긍정적인 영향을 미칩니다.

DBM 조사에 따르면 포춘 100대 기업 중 83% 이상이 전직 지원 서비스를 제공하고 있다고 밝혔는데요. 우리나라에서는 P&G가 1998년 최초 해당 서비스를 도입, 대우자동차, 제일제당, 외환은행 등도 전직 지원 서비스를 실시했습니다.

오프보딩(Off-boarding)은 배에서 내린다는 뜻으로, 조직에서 떠나는 것을 의미합니다. 오늘 글에서 온보딩만큼이나 오프보딩이 중요하다는 사실을 알 수 있었는데요. 우리 기업은 퇴사자의 마무리를 위해 어떤 노력을 해야할지 고민이 필요합니다.