표준 근로계약서 가이드 - 양식 선택부터 빈칸 작성까지

채용은 끝났는데 계약서 앞에서 다시 멈추게 되는 경우가 많습니다. 오퍼 레터에는 연봉만 정리돼 있고, 표준 근로계약서 빈칸에는 근무일과 휴일, 휴게시간, 업무 내용까지 더 구체적으로 써야 하죠.

단시간근로자용을 써야 하는지, 일반 양식으로 써도 되는지도 자주 헷갈리는 지점입니다. 이번 아티클에서는 표준 근로계약서의 공식 배포처와 양식 선택 기준, 빈칸을 채울 때 확인할 내용을 정리했습니다.

1) 공식 배포 양식을 먼저 확인합니다

먼저 구분할 점이 있습니다. 고용노동부 서식을 쓰는 일과 근로기준법 제17조에 따라 근로조건을 명시하고 서면으로 교부하는 의무는 같은 말이 아닙니다.

일반 회사는 자체 양식을 써도 됩니다. 근로기준법 제17조는 특정 서식 대신 명시할 근로조건과 서면 교부 의무를 정하고 있어요. 다만 임금, 소정근로시간, 휴일처럼 법이 요구하는 사항이 빠지면 양식 출처와 무관하게 문제가 생겨요.

반대로 별도 법정 서식을 써야 하는 예외도 있습니다. 예를 들어 외국인고용허가제(EPS) 대상자는 별도 공식 서식을 확인해야 합니다.

2) 근로형태에 맞는 양식을 고릅니다

양식 선택은 보기 좋은 서식을 고르는 일이 아닙니다. 채용한 사람의 근로형태에 맞는 정보가 빠지지 않도록 맞는 틀을 고르는 단계예요.

자주 발생하는 오해가 하나 있습니다. 단시간근로자는 단순히 시급제나 아르바이트의 동의어가 아닙니다. 근로기준법 제2조에 따르면 그 사업장에서 같은 종류 업무를 하는 통상근로자보다 1주 소정근로시간이 짧은 근로자를 뜻합니다.

그래서 급여 방식만 보고 판단하면 안 됩니다. 월급을 받아도 단시간근로자일 수 있고, 시급제여도 단시간이 아닐 수 있어요.

2025년 배포 파일에는 아래 다섯 가지 근로계약서 양식과 친권자(후견인) 동의서, 단시간근로자의 근로일과 근로일별 근로시간 작성예시가 들어 있습니다. 고용허가제 외국인근로자용은 이 파일에 포함되지 않은 별도 법정 서식이에요.

양식을 고를 때는 이름보다 실제 근무 형태를 먼저 봐야 합니다. 채용 공고 제목이나 사내 호칭이 아니라, 근로시간과 계약기간이 기준이 되죠.

3) 빈칸에는 합의한 조건을 구체적으로 적습니다

표준 근로계약서에서 중요한 건 양식보다 빈칸입니다. 빈칸에는 '나중에 정하자'가 아니라 이미 합의한 조건이 들어가야 합니다.

특히 아래 항목은 모호하게 쓰기 쉬우므로, 반드시 확인이 필요합니다. 법정 명시사항은 근로형태에 따라 달라요. 근로기준법 제17조는 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가 등의 명시를 요구하고, 임금의 구성항목과 계산방법과 지급방법, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가는 서면으로 교부하도록 정합니다.

기간제법 제17조는 기간제와 단시간근로자의 계약기간, 근로시간과 휴게, 임금, 휴일과 휴가, 취업장소와 업무를 서면으로 명시하도록 정하고 있습니다. 단시간근로자는 근로일과 근로일별 근로시간도 적어야 합니다.

많이 헷갈리는 부분이 '계약기간'과 '수습기간'입니다. 계약기간은 근로관계의 기간을 정한 내용이고, 수습기간은 입사 초기에 평가나 적응을 위해 두는 운영 기간이에요. 기간의 정함이 없는 계약에도 수습기간을 둘 수 있으므로, 계약 종료일과 수습 적용 여부를 구분해 적습니다.

문구도 최대한 구체적인 편이 좋습니다. 예를 들어 업무 내용은 '회사 지시 업무 전반'처럼 넓게만 쓰기보다, 채용 단계에서 설명한 직무 기준으로 적어야 해요.

금액 예시를 임의로 넣어 템플릿처럼 돌려 쓰는 방식은 권하지 않습니다. 회사마다 임금 체계와 수당 구조가 다르기 때문에, 실제 합의한 조건을 기준으로 채우는 게 맞습니다.

4) 오퍼 레터와 계약서의 조건을 대조합니다

계약서 작성 전에는 오퍼 레터와 내용을 한 번 대조해야 합니다. 채용 단계에서 합의한 조건이 계약서로 옮겨지는 과정에서 표현이 달라지는 일이 생각보다 자주 생겨요.

대표적으로 이런 항목에서 어긋납니다.

• 연봉 또는 월 급여의 표현 방식
• 직무명과 실제 업무 내용
• 근무장소와 소속 조직
• 입사일과 계약 시작일
• 근무시간과 휴게시간

오퍼 레터에는 요약된 조건만 들어가는 경우가 많습니다. 반면 근로계약서는 법정 명시사항까지 담아야 하므로 더 구체적이어야 하죠. 그래서 두 문서가 완전히 같을 필요는 없지만, 서로 충돌하면 안 됩니다.

예를 들어 오퍼 레터에는 '백엔드 개발'로 안내했는데 계약서에는 지나치게 넓은 직무 표현만 남아 있으면, 입사자 입장에서는 설명과 다르게 느낄 수 있습니다. 근무장소도 마찬가지예요. 오퍼 단계에서 안내한 장소와 계약서 문구가 다르면 불필요한 확인이 한 번 더 생깁니다.

5) 작성 뒤에는 교부까지 확인합니다

근로계약서는 작성만 하고 끝나는 문서가 아닙니다. 근로기준법상 중요한 기준은 근로계약 체결 때 근로조건을 명시하고, 서면 교부 대상 사항은 실제로 전달하는 데 있습니다.

운영 기준으로는 출근 전에 마무리하는 편이 안정적입니다. 법적 기준은 근로계약 체결 시점에 명시와 교부가 이뤄지는지입니다. 계약서를 받지 못한 채 근무를 시작하지 않도록 작성과 전달 일정을 미리 잡아 두세요.

작성 뒤에는 아래 순서로 확인하면 됩니다.

• 서명 또는 동의가 완료됐는지 봅니다
• 근로자에게 계약서가 실제로 전달됐는지 확인합니다
• 전달 이력이나 보관 위치를 남깁니다
• 오퍼 레터, 취업규칙, 내부 기준과 서로 어긋나는 표현이 없는지 봐요

변경이 생겼을 때도 같은 원칙으로 보시면 됩니다. 근로기준법 제17조는 계약 체결 후 근로조건을 변경할 때도 명시 의무를 정하고 있습니다. 서면 교부 대상 사항의 변경은 문서로 남기되, 단체협약이나 취업규칙 변경 등 법에서 정한 사유로 바뀌는 경우에는 근로자의 요구가 있으면 교부하도록 한 예외도 함께 확인해야 합니다.

양식을 고른 뒤에는 합의한 조건이 빠짐없이 들어갔는지, 근로자에게 최종본을 전달했는지 확인합니다.

그리팅에서는 입사가 확정된 지원자를 합격자로 지정하고 합격일을 기록해 둘 수 있습니다. 합격자에게는 안내 메시지를 따로 보낼 수 있어요. 합격 처리 시점을 Webhook으로 회사 시스템에 전달해, 합격자 정보를 인사 시스템(HRIS)에 등록하는 데 활용할 수도 있습니다.

자주 묻는 질문

참고 자료