직무 기술서 작성법 - 업무 정의부터 면접 평가 항목까지

현업 팀에서 채용 요청이 들어왔습니다. "사람이 부족하니 빨리 한 명 뽑아 주세요." 그런데 채용공고를 쓰려고 하니 정해진 것이 거의 없습니다.

1. 지난번 공고를 복사했는데, 그사이 팀이 맡는 일이 바뀌었습니다.
2. '필수'로 적은 자격 요건이 정말 필요한 것인지 아무도 확신하지 못합니다.
3. 면접관마다 보고 싶은 역량이 다릅니다.
4. 입사한 사람이 '생각한 일과 다르다'고 말합니다.
5. 다음에 같은 직무를 뽑을 때 다시 처음부터 시작합니다.

이런 일은 대개 채용공고보다 앞에 있어야 할 직무 기술서가 비어 있을 때 생깁니다. 이번 아티클에서는 직무 기술서가 무엇이고 채용공고와 어떻게 다른지, 그리고 쓰기 전에 정할 다섯 가지 기준을 정리합니다.

직무 기술서는 채용공고의 기준이 되는 문서입니다

직무 기술서는 한 직무가 왜 필요하고, 어떤 일을 맡으며, 그 일을 하려면 어떤 역량이 필요한지를 정리한 문서입니다. 영어로는 Job Description이라고 해서 줄여 JD라고 부릅니다. 실무에서는 채용공고 본문을 JD라고 부르기도 해서 두 문서가 섞이기 쉬워요.

두 문서는 쓰는 목적과 읽는 사람이 다릅니다.

직무 기술서를 먼저 정해 두면 채용공고는 그 내용을 지원자가 읽기 좋게 옮기는 작업이 됩니다. 반대로 직무 기술서 없이 공고부터 쓰면, 공고 문장이 그대로 면접과 평가의 기준이 되어 버려요.

기준 1. 직무가 필요한 이유를 한두 문장으로 정합니다

직무 기술서의 첫 줄은 직무 목적입니다. 이 자리가 왜 필요한지, 이 사람이 들어오면 무엇이 달라져야 하는지를 한두 문장으로 씁니다.

• 덜 구체적인 예: "마케팅 업무 전반을 담당합니다."
• 구체적인 예: "검색 광고와 콘텐츠로 들어오는 리드를 늘리고, 채널별 성과를 매주 보고합니다."

목적이 정해지면 뒤에 올 업무와 역량을 고를 기준이 생깁니다. 목적과 관계없는 업무가 목록에 끼어 있으면, 그 업무가 정말 이 자리의 일인지 다시 확인할 수 있어요.

채용 요청이 '결원 충원'이라면 전임자가 하던 일을 그대로 옮기기 전에, 지금 팀에 필요한 역할이 그대로인지 먼저 확인합니다.

기준 2. 주요 업무는 비중과 책임 범위까지 나눕니다

주요 업무는 나열하는 것보다 나누는 것이 중요합니다. 같은 업무 목록이라도 어떤 일에 시간을 많이 쓰는지, 어디까지 직접 결정하는지에 따라 필요한 사람이 달라지기 때문이에요.

업무마다 아래 내용을 함께 적습니다.

• 비중: 전체 업무 시간 중 대략 어느 정도를 차지하는지
• 책임 범위: 직접 결정하는 일인지, 실행을 맡는 일인지, 지원하는 일인지
• 협업 관계: 함께 일하는 부서와 보고하는 사람
• 결과물: 이 업무로 무엇이 나오는지(보고서, 캠페인, 코드 등)

'기타 회사가 지시하는 업무' 같은 문장은 직무 기술서에 기준을 남기지 못합니다. 자주 맡게 될 일이 있다면 구체적으로 적고, 가끔 생기는 일은 비중을 낮게 표시하는 편이 정확해요.

기준 3. 필수 역량과 우대 사항을 나눕니다

필요한 역량은 '필수'와 '우대'로 나눠 적습니다. 필수는 입사 첫날부터 없으면 일을 시작하기 어려운 것, 우대는 있으면 적응이 빨라지는 것입니다. 필수가 늘어날수록 지원할 수 있는 사람이 줄어들기 때문에, 항목마다 정말 필수인지 현업과 함께 확인합니다.

역량은 아래처럼 구분하면 면접 질문으로 옮기기 쉽습니다.

• 지식: 직무에 필요한 이론이나 제도 이해
• 기술: 다룰 줄 알아야 하는 도구와 방법
• 경험: 비슷한 일을 해 본 경험의 종류와 수준
• 태도: 일하는 방식에서 꼭 필요한 특성

이 단계에서 직무와 관계없는 조건이 섞이지 않았는지도 확인합니다. 남녀고용평등법 제7조 제2항은 모집과 채용에서 직무 수행에 필요하지 않은 용모, 키, 체중 등의 신체적 조건과 미혼 조건을 제시하거나 요구하지 못하게 합니다. 채용절차법 제4조의3도 직무 수행에 필요하지 않은 신체적 조건, 출신지역, 혼인 여부, 재산, 가족의 학력과 직업과 재산을 기초심사자료에 적게 하거나 입증자료로 수집하지 못하게 정하고 있어요.

'밝은 인상'처럼 직무와 연결되지 않는 표현은 직무 기술서 단계에서 빼 두면 공고에도 들어가지 않습니다.

기준 4. 현업 리더와 함께 쓰고 면접 평가 항목으로 잇습니다

직무 기술서는 인사팀이 정리하더라도 내용은 현업에서 나와야 합니다. 실제로 그 일을 맡길 리더가 업무 비중과 필요 역량을 구체적으로 알고 있기 때문이에요. 초안은 아래 순서로 만들면 부담이 적습니다.

• 현업 리더가 주요 업무와 필요 역량을 먼저 적습니다.
• 인사팀이 표현을 다듬고 직무와 관계없는 조건을 걸러 냅니다.
• 두 사람이 필수와 우대를 함께 확정합니다.

확정한 필수 역량은 면접 평가 항목으로 그대로 옮깁니다. 직무 기술서에 '데이터를 근거로 캠페인을 개선해 본 경험'이 필수로 있다면, 면접 평가표에도 같은 항목과 질문이 있어야 해요. 같은 항목으로 평가해야 면접관마다 다른 역량을 보는 일을 줄일 수 있습니다. 같은 기준은 입사 후 수습 평가 항목을 정할 때도 출발점이 됩니다.

기준 5. 채용공고와 같은 말로 맞추고 채용이 끝나면 고칩니다

채용공고는 직무 기술서의 내용을 지원자에게 맞게 옮긴 문서입니다. 업무와 자격 요건, 근무 조건이 두 문서에서 같은 뜻으로 읽히는지 공고를 올리기 전에 대조합니다.

공고를 낸 뒤에 조건을 바꾸는 일도 조심해야 합니다. 채용절차법 제4조는 정당한 사유 없이 채용광고의 내용을 구직자에게 불리하게 바꾸거나, 채용한 뒤 채용광고에서 제시한 근로조건을 불리하게 바꾸지 못하게 합니다. 이 법은 채용절차법 제3조에 따라 상시 근로자 30명 이상 사업장에 적용됩니다. 직무 기술서로 기준을 먼저 정해 두면 공고를 낸 뒤 조건을 고칠 일 자체가 줄어들어요.

직무 기술서는 한 번 쓰고 끝나는 문서도 아닙니다. 채용이 끝난 직후가 고치기 좋은 시점이에요.

• 지원자들이 자주 물어본 내용이 직무 기술서에 빠져 있지 않았는지
• 면접관들이 실제로 중요하게 본 역량이 필수 항목과 같았는지
• 입사자가 처음 몇 주 동안 맡은 일이 주요 업무와 맞았는지

이 세 가지를 반영해 두면 같은 직무를 다시 뽑을 때 처음부터 시작하지 않아도 됩니다.

직무 기술서에서 정한 업무와 역량은 채용공고와 지원서, 평가 기준으로 이어져야 합니다. 채용 관리 솔루션 그리팅에서는 공고를 만들 때 상세 정보(JD)와 함께 직군, 직무, 경력사항, 고용형태, 근무지를 설정할 수 있습니다. 지원서 항목의 순서와 명칭, 필수 여부를 직무에 맞게 정하고, 직군별 양식을 템플릿으로 저장해 같은 직무를 다시 뽑을 때 불러올 수 있어요.

채용단계마다 평가 항목과 점수 체계를 직접 정할 수 있어서, 직무 기술서의 필수 역량을 면접 평가 항목으로 그대로 옮겨 둘 수 있습니다.

자주 묻는 질문

참고 자료